Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal — programele Avencyx Academy
Această notă explică ce date prelucrăm când aplici la un program Avencyx Academy, participi la el, primești un certificat sau ne ceri să te anunțăm despre ediții viitoare, de ce le prelucrăm, cât le păstrăm și ce drepturi ai. Este redactată potrivit art. 13 din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și completează politica de confidențialitate a site-ului avencyx.com.
Versiunea: 1.0 · Actualizată la: 11 octombrie 2026
1. Operatorul
TOP CYBER TECH S.R.L. (Avencyx), cu sediul în Intrarea Constantin Simionescu 19, Sector 1, Bucuresti, Romania, 012255, J40/14086/2020, CUI RO43233123. Am desemnat un responsabil cu protecția datelor, pe care îl poți contacta la gdpr@avencyx.com pentru orice întrebare sau cerere privind datele tale.
2. Ce date prelucrăm și de unde provin
Toate datele provin direct de la tine sau de la organizația care te înscrie, cu excepția celor generate de noi în cursul programului (rezultatul evaluării, numărul certificatului). Aplicația ne ajunge prin e-mail: formularul de pe site pregătește mesajul, pe care îl trimiți din propria adresă; site-ul nu primește și nu stochează datele tale.
| Categorie | Exemple | Când |
|---|---|---|
| Identificare și contact | Nume, prenume, e-mail, telefon | Aplicație |
| Profesionale | Profesie/rol, organizație, tipurile de activități sau dispozitivele și serviciile folosite, obiectivele de învățare declarate | Aplicație |
| Preferințe și nevoi | Ediția dorită, restricții alimentare, nevoi de acces sau de adaptare a materialelor (numai dacă le comunici) | Aplicație, pregătire |
| Facturare și plată | Datele de facturare ale persoanei fizice sau juridice, confirmarea plății prin transfer bancar | Confirmare, plată |
| Participare și evaluare | Prezența, lucrarea realizată (dosar, plan), rezultatul evaluării, feedbackul, contestații | Curs și după curs |
| Certificat | Numărul certificatului, programul, data, rezultatul | Emitere |
| Comunicări | Corespondența cu noi, inclusiv reclamații | Pe tot parcursul |
| Feedback | Răspunsurile la chestionarul de final — anonim; nu le legăm de persoana ta | Final de curs |
Nu colectăm categorii speciale de date. Informațiile despre restricții alimentare sau nevoi de acces pot dezvălui indirect date privind sănătatea; le prelucrăm numai pentru că ni le comunici în acest scop, le folosim exclusiv pentru organizarea cursului și le ștergem după ediție.
Nu îți cerem și nu dorim să primim date ale clienților, pacienților sau surselor tale. Exercițiile folosesc date sintetice.
3. Scopurile și temeiurile prelucrării
| Scop | Temei (GDPR art. 6 alin. 1) |
|---|---|
| Evaluarea aplicației și comunicarea răspunsului | lit. b) — demersuri la cererea ta înainte de încheierea contractului |
| Organizarea și livrarea cursului, materialele, evaluarea, certificatul, contestațiile | lit. b) — executarea contractului |
| Facturare, încasare, contabilitate, arhivare | lit. c) — obligații legale fiscale și contabile |
| Adaptarea exemplelor și a listelor de verificare la profesia ta | lit. b) — executarea contractului |
| Confirmarea autenticității unui certificat, la cererea unui terț care indică numărul | lit. f) — interesul legitim al tău și al nostru ca certificatele să fie verificabile; confirmăm doar că numărul corespunde unui certificat valabil, programul și data, nu alte date |
| Gestionarea reclamațiilor, constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi | lit. f) — interes legitim |
| Securitatea sistemelor noastre și prevenirea abuzurilor | lit. f) — interes legitim |
| „Anunță-mă" despre ediții viitoare | lit. a) — consimțământ; un singur e-mail per ediție anunțată; retragere oricând prin linkul din e-mail |
| Folosirea numelui, imaginii sau organizației tale în materiale de promovare sau ca testimonial | lit. a) — consimțământ separat, scris, cerut după curs; nu condiționează participarea |
| Informarea foștilor participanți despre actualizări ale materialelor în perioada de acces de 12 luni | lit. b) — parte a serviciului contractat |
Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată și nu facem profilare. Aplicațiile sunt citite și decise de o persoană.
4. Cine primește datele
Datele sunt accesibile personalului Avencyx implicat în organizarea programelor și trainerilor, în limita necesarului. Le transmitem următoarelor categorii de destinatari, care le prelucrează în numele nostru sau ca operatori independenți:
| Destinatar | Rol | Ce primește |
|---|---|---|
| Furnizorul serviciilor de e-mail, de stocare în cloud și de productivitate | Persoană împuternicită | Aplicația (primită prin e-mail), corespondența, evidența înscrierilor, materialele, lucrările |
| Banca | Operator independent | Datele din ordinul de plată, la încasarea prin transfer |
| Furnizorul de servicii contabile | Persoană împuternicită | Datele de facturare |
| Locația cursului | Operator independent, dacă cere lista de acces | Nume și prenume, numai dacă este necesar pentru acces |
| Organizația care te-a înscris și a plătit | Operator independent | Confirmarea participării și a rezultatului evaluării (promovat/nepromovat); nu lucrarea și nu feedbackul detaliat, dacă nu conveniți altfel |
| Autorități publice | Operator independent | Numai la cerere legală |
Unii dintre acești furnizori pot prelucra date în afara Spațiului Economic European; în acest caz ne asigurăm că transferul se face în baza unei decizii de adecvare sau a clauzelor contractuale standard adoptate de Comisia Europeană, cu măsuri suplimentare unde este cazul; poți cere o copie a garanțiilor și lista actualizată a furnizorilor la gdpr@avencyx.com.
Nu introducem datele tale în servicii externe de inteligență artificială pentru evaluarea aplicației sau a lucrării.
5. Cât timp păstrăm datele
| Date | Durată |
|---|---|
| Aplicații care nu sunt urmate de participare (refuzate, retrase, neplătite) | 24 de luni de la încheierea ediției pentru care s-a aplicat, pentru a putea răspunde la întrebări și a onora o eventuală amânare; apoi ștergere |
| Date de participare, lucrări, feedback individual | 24 de luni de la încheierea ediției (durata accesului la materiale plus perioada de contestații și retrimitere); apoi ștergere sau anonimizare |
| Registrul certificatelor (nume, program, dată, număr, rezultat) | 10 ani de la emitere, pentru a putea confirma autenticitatea certificatelor |
| Documente de facturare și plată | 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite (Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25) |
| Corespondență și reclamații | 3 ani de la închiderea cazului, pentru apărarea drepturilor |
| Restricții alimentare, nevoi de acces | Se șterg la încheierea ediției |
| „Anunță-mă" | Până la retragerea consimțământului sau până la trimiterea anunțului pentru care te-ai abonat; cel mult 24 de luni |
| Consimțământul pentru promovare | Pe durata folosirii materialului și 3 ani după, ca dovadă |
6. Drepturile tale
Ai dreptul de acces la datele tale, de rectificare, de ștergere, de restricționare a prelucrării, de portabilitate (pentru datele prelucrate pe bază de contract sau consimțământ), dreptul de a te opune prelucrărilor întemeiate pe interes legitim și dreptul de a-ți retrage oricând consimțământul, fără a afecta prelucrările anterioare. Le exerciți scriind la gdpr@avencyx.com; răspundem în cel mult o lună, termen care poate fi prelungit cu două luni în cazuri complexe, cu informarea ta.
Ai dreptul să depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28–30, sector 1, București, www.dataprotection.ro, sau să te adresezi instanțelor.
7. Este obligatoriu să ne dai datele?
Datele marcate ca obligatorii în formular (și transmise în e-mailul de aplicație) sunt necesare pentru a evalua aplicația și a încheia contractul; fără ele nu putem procesa înscrierea. Telefonul, organizația, restricțiile alimentare și nevoile de acces sunt opționale. Consimțământul pentru „Anunță-mă" și pentru promovare este întotdeauna opțional și nu influențează participarea.
8. Modificări
Actualizăm această notă când se schimbă prelucrările. Versiunea curentă și data ei apar în partea de sus; modificările semnificative sunt comunicate participanților activi prin e-mail.